Államtitkári szintig iPad2 táblagépeket kapnak heteken belül (ha jól értjük, akkor használatra) az állami vezetők.  Ez vagy jelentősen segíti a kormányzati döntés-előkészítés felső szintjeinek munkáját, vagy tovább nehezíti.

Ha jól számoljuk, összesen minimum 117 gépről van szó (a Kormány 10 tagja, 36 államtitkár, 8 közigazgatási államtitkár, 63 helyettes államtitkár), de ha a miniszterelnöki biztos, a kormánybiztosok és a miniszteri biztosok is kapnak (nekik amúgy államtitkári, illetve helyettes államtitkári juttatások járnak), akkor néhány tucattal több.  Maga az intézkedést bejelentő kommunikációs államtitkár a mai hír alapján 120 géppel számol. A kormányzati informatikai kiadások tengerében egy bő 15 millió forintos tétel érzékelhetetlen, nem ezen áll vagy bukik a Széll Kálmán-terv sikere, így – bár nyilván csábító lenne ezt ellenpontozni a közszféra sokszor alapfeladatok hatékonyságát is érintő beszerzésstopjával – az erre költött adóforintokat önmagában e hír alapján nem siratnánk.

 Ugyancsak nagyvonalúan túllépünk azon, hogy egy folyamatban lévő beszerzés tekintetében honnan lehet előre tudni, hogy iPad2-ket vesz a Kormány, ha a megrendelés volumene túllépi a közbeszerzési értékhatárt, és egyébként akkor is léteznek helyettesítő termékek, ha az adott eszköz képességei mindenben megfelelnek a beszerzés céljának.   

Sokkal érdekesebb kérdés, hogy mit tudnak kezdeni az iPad-ekkel az állami vezetők az NGM turisztikai helyettes államtitkárától a nemzeti erőforrás miniszteren át a miniszterelnökig (azon túl, hogy iPad-ot használni vagány dolog és mi is szeretnénk). Ehhez az előkérdés természetesen az, hogy milyen szintűek az érintettek felhasználói ismeretei (az eddigi közigazgatási elektronizálási kísérletek részben azon buktak el, hogy a felsővezetők nem kis része csak papíralapon volt hajlandó ügyeket kezelni), de azért abban talán mára bízhatunk, hogy ma már ezen nem múlhat a siker.

Mire jó?

A döntés-előkészítés elektronizálása rengeteg holtidőt spórolhat meg. Több hasznos időt tölthetnek a szakemberek az előkészítés érdemi feladataival, ha nem kell várni arra, hogy a véleményezésre megküldött változat és az észrevétel fizikailag is mozogjon az épületek között. Gyorsíthatja a szakmai reakciót, ha az állami vezető az autóból is szignálni tud, és nem naponta egyszer böngészi át az irathalmot.

Az ügyek távoli intézésében kiemelkedően hasznos nyilván az EU elnökségi félévben lett volna az iPad-flotta, de hát sajnos Steve Jobs lekéste az új termékkel ezt a lehetőséget (igaz, az alkotmányozásra azért befutott). 

A különböző szintű egyeztetések során, így a kormányzati döntés-előkészítő szervek és a Kormány ülésein viszont még ennél is hasznosabb lehet: ha egyszerre lehet az asztalon a dokumentum minden korábbi változata, a viták leegyszerűsíthetők, a megállapodás részletei helyben megalkothatók.

Melyek a kockázatok?

A kulcs az iPad-ok érdemi hasznosításához és egy kiszámíthatóbb, felesleges adminisztrációtól mentesen működő kormányzáshoz az, hogy a döntés-előkészítés elektronizálása következetes lesz-e. Ez ugyanis nem csak, sőt nem elsősorban a miniszterektől és az államtitkároktól igényel szemléletváltást, hanem a papíralapú iratforgalom leváltását feltételezi. 

Semmi értelme ugyanis számítógépet vinni a közigazgatási államtitkári értekezletre és a kormányülésre, ha az majd a kinyomtatott, száz példányban szétküldött, átlag fél iratfolyómétert kitevő előterjesztés-halom tetején pihen. Akkor pedig végképp nincs, ha (a minősített anyagok kivételével) maradnak olyan dokumentumok is a rendszerben, amihez elektronikusan nem lehet hozzáférni, mert például az ülés helyszínén osztja szét személyesen valaki a saját anyagát. Az iPad-osztásnak továbbá akkor van értelme, ha a kormányzati intranet teljes egészében integrálható az iOS alapú táblagépre. Mert annál nehéz kaotikusabb kormányülést elképzelni, mint amikor "Béla, a mailjeid között ne a kedd 19:23-kor küldött verziót nézd, hanem a 20:45-öset" felkiáltással próbálják a miniszterek rávezetni kollégáikat a helyes verzió megtalálására.

Ha az iratok elektronikus változata válik irányadóvá, a minisztereket pedig bizony meg kell tanítani az elektronikus aláírás alkalmazására, egyben meg kell előzni, hogy a papíron szét nem küldött tervezeteket – a központi sokszorosítás költségénél persze drágábban – kinyomtassák: ha bármelyik ponton szűk keresztmetszet marad a rendszerben, akkor nincs valós előrelépés. Óvja az ég a közigazgatást attól, hogy valaki egy döntés papíralapú, valaki pedig elektronikus változatára hivatkozzon!

És nem szabad átesni a ló túlsó oldalára sem: ha a könnyű átírogatástól csábítva a kormánytagok a kormányülésen kezdik újraalkotni a döntés tartalmát, akkor kárba veszhet mindaz a szakmai munka, amit a fizetett kormánytisztviselők előtte hozzátettek.

Nagyon hasznos tehát, ha a Kormány elektronikus alapra helyezi a működését, de ha az iPadosítás nem egy rendszerszintű szemléletváltás jól kommunikálható csúcsa, akkor nem jutottunk előrébb, mintha ugyanennyi iPod-ot osztottunk volna ki a zeneszerető állami vezetőknek.

 

Ps. A blog egyik szerzője korábban a kormányzati iratkezelésért is felelt. Ennek során kitartóan elhárította kollégái (a blog többi szerzője) unszolását a kormányülések elektronizálására. Egyrészt élénken élt az emlékezetében, amikor a szépemlékű IHM nekiveselkedett a megoldásnak, de a kormányüléstermi LAN-csatlakozók felszerelésénél és egy használhatatlan (na jó, nehézkes és nem felhasználóbarát) intranetes rendszer kifejlesztésénél nem jutott tovább. Másrészt komolyan tartott attól, hogy az elektronikus aláírás bevezetésével a miniszteri felelősség el fog veszni: a PIN-kód ismeretében a titkárnők fogják aláírni a miniszterek helyett az előterjesztéseket és rendeleteket. Harmadrészt a szemei előtt lebegett az, hogy az előterjesztéseket a miniszteri titkárságokon jó drágán papírra kinyomtatják, azt a miniszter végigjegyzeteli, az asszisztensek beszkennelik a papírokat, a kormányülésen pedig a miniszter nem találja meg a gépén az elmondandó észrevételt tartalmazó pdf fájlt. A kormányülés elektronizálása szerinte csak a vége lehet a teljes kormányzati döntés-előkészítést informatikai támogatással ellátó fejlesztésnek, ellenkező esetben csak egy szépségtapasz lesz, amit a kommunikációsok ragaszthatnak fel a kormányzati működés lágy alsótestére.